Vai trò tác dụng của phần mềm quản lý tài liệu dự án

Để ứng dụng BIM là phải sắp xếp thật khoa học, liên kết và chia sẻ file tài liệu thuận lợi. Thời kỳ quản lý file tài liệu trong máy tính theo kiểu nghĩ sao làm vậy đã xa. Phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD. Phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD gọi tắt là: phần mềm Quản lý tài liệu GXD, tên viết tắt phần mềm QLTL GXD.

1. Quản lý file tài liệu cá nhân (file, folder management)

– Hình thành thói quen và phong cách quản lý máy tính cá nhân khoa học và chuyên nghiệp. Tiết kiệm nhiều thời gian, công sức, nâng cao năng suất lao động.
– Người trẻ có thể chưa cảm nhận được. Nhưng theo thời gian, bạn sẽ liên tục tạo ra các file mới cho cái sự học hập và các công việc bạn làm, bạn cũng tải file từ trên mạng xuống, được gửi qua email… Lượng file và folder trong máy tính ngày càng nhiều. Đến lúc bạn sẽ gặp vấn đề, nhiều lúc phát rồ người vì không tìm thấy 1 file nào đó trong máy tính.
Phần mềm Quản lý tài liệu GXD chạy trên file Excel chứa tất cả thông tin file trong máy tính, bạn quản lý di chuyển, sắp xếp, đặc biệt là tìm kiếm dễ dàng các file tài liệu cá nhân trong máy tính.

2. Quản lý tài liệu dự án, hồ sơ công trình (document controller, document management)

Các dự án lớn tài liệu có hàng ngàn đến hàng chục ngàn file, làm thế nào để quản lý? khi cần tài liệu nào đó thì loạn xạ, rối mù, thất lạc đâu mất không thể tìm thấy.

– Phần mềm QLTL giúp bạn Quản lý dự án xây dựng tốt hơn nhờ quản lý hệ thống tài liệu dự án khoa học, gọn gàng, ngăn nắp
– Lâu dài giúp hình thành tư duy quản lý rành mạch, khi cần tài liệu là tìm ngay để mở ra rất nhanh.
– Tiết kiệm nhiều thời gian để bạn làm nhiều việc lớn và quan trọng khác trong đời.

3. Cung cấp hệ văn bản về đầu tư xây dựng mới nhất

– Hệ thống văn bản xây dựng cập nhật mới nhất, chia theo lĩnh vực: Quản lý dự án, Quản lý chi phí, Quản lý đấu thầu, Quản lý hợp đồng, Quản lý chất lượng, Quản lý hợp đồng xây dựng, thanh quyết toán, điều chỉnh giá hợp đồng, Quản lý tiến độ xây dựng, Quản lý thi công xây dựng, Quản lý rủi ro trong xây dựng, Quản lý an toàn lao động…
– Các bộ file văn bản đầu tư xây dựng có sẵn trong phần mềm do GXD cung cấp. Ví dụ: Các biểu mẫu, Quy trình hay là Nghị định, Thông tư phân chia theo chủ đề quản lý trong quản lý dự án xây dựng:
– Các file do bạn tải xuống và thêm vào danh mục quản lý dễ dàng và ít thao tác

4. Cung cấp hệ thống các biểu mẫu thường dùng trong đầu tư xây dựng

– Giúp bạn làm được việc, nhiều việc không biết làm thế nào, loay hoay tìm biểu mẫu mất thời gian
– File Word các biểu mẫu được sưu tầm, biên soạn, trình bày định dạng công phu và liên tục cập nhật: mở ra là có định hướng, suy nghĩ điền vào chỗ trống là xong công việc. Ví dụ: tờ trình, báo cáo thẩm định, báo cáo kiểm tra…
– File Pdf và các file khác mở ra tham khảo để biết cách làm
– Chỉ dẫn căn cứ, cơ sở pháp lý xác định: 76 loại chi phí tư vấn, 30 loại chi phí khác trong Dự toán, Tổng mức đầu tư
…

5. Cung cấp hệ thống quy trình và tham chiếu quy định của pháp luật

Ví dụ: Quản lý quy trình các bước đấu thầu và lựa chọn nhà thầu trong Phần mềm:
• Tra quy trình đấu thầu rộng rãi, hạn chế hoặc nhớ mã quy trình thì gõ luôn vào như tra mã dự toán.
• Sẽ ra trình tự các bước, thủ tục cần làm, thời gian tối thiểu hoặc tối đa – tương ứng là điều khoản liên quan, ghi chú.
• Trỏ vào điều khoản nào thì hiện ra điều khoản đó
• Trỏ vào đầu việc nào thì ra các ghi chú – chỉ dẫn của việc đó
• Có thể tùy chỉnh các bước cắt dán dòng lên trên xuống dưới chỉ là như Excel

6. Lối tắt thông minh (SmartStart)

– Quản lý tất cả file tài liệu trên trong 1 file Excel duy nhất
– Có thể nhân ra nhiều file Excel quản lý đó, mỗi Excel quản lý 1 dự án, 1 công trình hay 1 chủ đề, lĩnh vực nào đó mà bạn muốn
– Truy xuất đến các file Excel đó qua lối tắt thông minh SmartStart dễ dàng

7. Khung tài liệu dự án

Bạn nắm ngay được tổng quan, tổng thể dự án cần gì, quản lý từ tổng quan đến chi tiết, tư duy WBS.
– Ngày nay khi khởi tạo 1 dự án mới hay 1 công trình mới không ai đi tạo lập từ đầu nữa
– GXD nghiên cứu bộ khung (framework) cấu trúc cây thư mục của dự án, trong đó có sẵn các folder (thư mục) và các tài liệu mẫu kèm theo mà khi làm dự án nào cũng cần có.

8. Phát triển thành giải pháp phần mềm Quản lý hệ thống thông tin công trình (BIM)

– Các chức năng quản lý tài liệu dự án, quản lý xây dựng, cộng tác công việc theo hướng 4.0, BIM5D được tích hợp dần vào phần mềm và bạn cứ thế làm quen dần dần theo từng phiên bản cập nhật.
– Bạn sẽ không thấy cảm giác BIM là cái gì đó cao siêu, xa vời mà cứ nhẹ nhàng cho đến 1 ngày bạn nhận ra là mình đã BIM từ bao giờ

9. Hệ thống giáo trình tài liệu

Các Ebook giáo trình tài liệu: Đo bóc khối lượng, định giá xây dựng, thanh quyết toán, quản lý chất lượng, Word trong văn phòng xây dựng, Excel cho kỹ sư xây dựng… được tích hợp vào ngay trong phần mềm để tặng bạn. Chúng tôi sẽ còn bổ sung nhiều nữa.

10. Vẫn liên tục phát triển, bổ sung thêm nhiều chức năng hữu ích

– Các kỹ sư GXD liên tục nghiên cứu khoa học, công nghệ và sáng tạo phát triển thêm các chức năng mới, quản lý thông minh
.v.v. rất nhiều thứ quý giá khác liên tục cập nhật, bổ sung

Video sau giới thiệu một số nội dung, nhưng từ khi quay video đến nay phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD đã phát triển thêm rất nhiều:

Bạn đọc quan tâm có thể tìm tải phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD tại đây: https://giaxaydung.vn/forums/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-xay-dung-gxd-qltl.401